機能 YouWillとCRM連携
CRMやZohoについて解説します。
FPビジネスに必要な設定を予め行ったサービスも企画中で、2021年4月中旬にご案内します。
※以前のブログの「CRM選定基準」についてはこちらをご覧ください。
※Zohoについては、ZohoのHPより利用申し込みができます。
目次
CRMとは
顧客管理システムはCRM（カスタマー・リレーション・マネジメント）と呼ばれます。
FPビジネスにおいては、
相談者様の連絡先、面談記録など記録しておく必要がありますが
それらを記録しておくところがCRMです。
YouWillとZohoの連携
ただ、CRMは記録するだけでなく、Zohoには様々な機能があります。
YouWillとZohoを連携させて以下のような業務体制を構築します。
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以下は、Zonoのご紹介です。
Zohoの企業情報
基本情報
1996年、米国ニュージャージー州で
ベル研究所出身の技術者3名が前身であるAdvent Network Managementを設立。
当初はネットワークの管理の会社だったそうです。
そして2005年に顧客管理システムをリリース。
その後も順次、マイクロソフトのOfficeの様なソフトや
テレビ会議システムやプロジェクト管理ソフトなど多種多様なソフトを開発しています。
現在は、インドに本社があり、社員数はグローバルで約7000人、ユーザー数は6000万人とのこと。
派手に広告などはせず、開発に重点をおき、安価で良いものを提供する方針とのことです。
https://www.zoho.com/jp/aboutus.html
Zoho ジャパンは？
日本法人は、前身の日本支社が2001年にでき、
現在は横浜のみなとみらいに本社を構え、約100人の社員がいるそうです。
ウェビナーなども活発に開催しています。
Zohoでできること！
顧客管理システムと呼んでいますが、
顧客管理だけでなく、様々な機能があります。
それらをご紹介しますね。
顧客の連絡先管理
基本中の基本の機能です。
姓・名、メルアド、電話、住所などの基本情報は当然に管理できます。
面談記録
FPにとっては面談記録は大事ですよね。
面談日時、内容を記録していきます。
顧問契約で半年毎、四半期毎の面談の管理などもできます。
メールの送受信
GmailやOutlookと連携して、メールをZohoでみることができます。
メルアドで区別して、その顧客のメールのみ、
その顧客の情報一覧の中で見ることができます。
アポイントの調整・Zoomとの連携
顧客との日程調整に手間取ってませんか？
GoogleスケジュールなどとZohoを連携させることで、
空き時間を面談可能時間として、顧客に公開ができます。
顧客はその可能時間を見て、都合の良いタイミングにアポをいれることができますので、
何度もメールなどで日程調整をする必要はありません。
そのアポが決まると、ZoomのURLも自動で発行され、
受付時と前日にメールでURLを案内してくれます。
これだけでもとても便利です。
ファイルの授受
ZohoDriveという機能を使うことで、顧客とエクセルやPDF、画像などの授受ができます。
これも顧客毎の情報の中で見ることができ、情報が分散することはありません。
電子契約
さらに電子契約もできます。
日本で有名なのはクラウドサインですが、あれと同じです。
印紙も不要です。
メールの一括送信（メルマガなど）
登録された顧客の連絡先にメールの一斉送信ができます。
顧客属性など特定のルールに基づき、送りたい人にだけ送ることができます。
この送信履歴も顧客毎の情報で見ることができます。
スマホアプリ
スマホで、顧客情報（連絡先や面談履歴）を確認することができます。
さらにスマホで名刺の写真を撮ると、自動的に姓名や連絡先が登録される機能もあります。
インポート機能
これまでエクセルで管理されていた、姓名、住所、メルアドなどの連絡先はインポートして取り込みができます。
更に、データを整理をしてもらうことで、面談記録もインポートができます。
なので、安心です！
商談管理、売上管理など
顧客管理システム（CRM）に似たシステムで、SFA（セールスフォースオートメーション）と言う機能があります。
ZohoにもSFA機能があります。
これらをうまく使えば、どの案件がどのステージにあり、次のステップをどうするか。
売上の見込みはどうなのか分かります。
この機能は別の機会にご紹介します。
結局、Zohoを導入するとどうなるのか？
無駄な時間を削減、管理の手間の軽減
一日の仕事のうち、数時間はものを探したり、
特に生産性のない時間を費やしているそうです。
Zohoをうまく使えるようになると、
情報が一元管理されるため、そのような無駄な時間が軽減されます。
FPの多くは、1人または少数で運営しているので
1人で多くの事をこなす必要があります。
レポート機能を使えば、顧客一覧や売上予測など情報を直ぐに見ることができ
リマインド機能があれば、どのタイミングで電話をする、定期面談を設定するなど抜け漏れなく対応でき
アポイントの機能も、何度もすれ違うこともなく、簡単にアポ調整ができ
とても便利です。
最初はちょっと大変ですが運用ルールを作って、
情報の一元管理、自動化やリマインド機能を活用して
効率的な業務フローを作るのが良いと思います。
オンライン時代にマッチしている
リアルでの面談の比率が下がり、オンライン化が進んでいます。
書類の授受、アポイント調整、電子契約などオンラインに適した機能がありますので、
活用できれば、大幅に業務が効率化されます。
顧客にもメリットが大きい
顧客満足度は面談の時間や成果物だけでなく、
面談の申込の手間、書類授受の手間、アフタフォローまで関係します。
お客様にとっても、
何度も電話で行き違いがない、
有意義な情報をFPがマメに送ってくれる、
いつ連絡しても、自分のことを分かってくれて、適切なアドバイスをしてくれる
などメリットがあると思います。
私もだいぶ使い慣れてきました。
使い始めたのは2020年の5月ごろからで、
Zoho Oneという月額4200円のプランを契約しています。
このプランはZohoのほぼ全ての機能が使えます。
（多すぎて使いこなせてないですが・・）
最初は顧客管理から始め、メールの一括送信を行う程度で
機能が多すぎて、どこに何があるか分からず、最初は苦戦しました。
ですが、少しずつ慣れてきまして、今は毎日使っています。
Zohoを使いこなすスキルは一生もの！
Zohoに慣れて使いこなすスキルは、一生もののスキルだと思います。
昨今はDX化が叫ばれ、これから40歳以下の顧客は
ミレニアム世代やZ世代と呼ばれる世代で、ITなどに強い世代になります。
Zohoを使って業務の効率化や、デジタルマーケティングを行えるようになれば、
必ず皆さんのビジネスに役立つと思います。